In het hedendaagse managementdenken zijn zwakke signalen vage, dubbelzinnige, schijnbaar ongerelateerde stukjes informatie die gezien worden als voorbodes van een toekomstige significante verandering of gebeurtenis waarvan verschijningsvorm, moment en gevolgen nog onbekend zijn.
Zwakke signalen zijn vage, dubbelzinnige, schijnbaar ongerelateerde stukjes informatie die volgens Anshoff (1976), Coffman (1997), Saul (2006), Day & Schoemaker (2006) en anderen, verborgen zijn in de ruis van informatie die door de omgeving wordt gegenereerd.
Het vraagt nogal wat aandacht, ervaring en deskundigheid om zwakke signalen; 1) te herkennen als mogelijkheid tot anticipatie; 2) ze vervolgens juist te kunnen interpreteren; 3) snel besluiten te nemen; en 4) te vertalen tot tijdige actie. Het begrip zwak signaal wordt vaak gebruikt in plaats van of in combinatie met andere begrippen als vroege indicatie of vroegtijdige waarschuwing, “…They represent the first signs of paradigm shifts, or future trends, drivers or discontinuities.” (Saritas & Smith, 2011; Mendonca, 2012; Holopainen et al, 2012). Oftewel, zwakke signalen in de zin van vroege waarschuwingen verwijzen naar mogelijke toekomstige ongewenste gebeurtenissen en vervelende verrassingen als ongelukken, rampen, debacles en crises.
De diverse onderzoekers en schrijvers verschillen in theoretische benadering van het zwakke signaal. Herkenbaar zijn twee benaderingen waarbij zwakke signalen discrete onveranderlijke verschijnselen zijn of juist veranderlijke continue verschijnselen zijn met weliswaar een discreet karakter.
Er zijn zwakke signalen:
- Waarbij het signaal niet verandert: een verschijnsel, symptoom, dat aan de significante gebeurtenis voorafgaat
- Waarbij signalen niet veranderen: een reeks verschillende cumulatieve, maar gelijktijdig werkende signalen die elkaar versterken
- Waarbij het signaal wel verandert: een verschijnsel dat zichzelf in tijd ontwikkelt tot de significante gebeurtenis of verandering
- Waarbij signalen wel veranderen: verschijnselen die zich ontwikkelen door -en in combinatie met andere signalen – een patroon – tot de significante gebeurtenis of verandering
- Waarbij signalen die, of ze nu wel of niet veranderen, niet leiden tot een significante gebeurtenis maar wel kunnen leiden tot verandering en hiermee een dalende of stijgende trend kunnen aangeven
- Waarbij signalen die, of ze nu wel of niet veranderen, nergens naar leiden en oplossen
Het signaal is niet de verandering die het aankondigt. Omdat een zwak signaal vaag, dubbelzinnig, incompleet en op zich nauwelijks van betekenis is zijn er meerdere gebeurtenissen – signalen – nodig om tot een drempelwaarde te komen waardoor de zwakke signalen herkenbaar worden. Turner’s ‘Disaster Incubation Theory’ (Dekker, 2013) stelt dat gedurende een periode waarschuwende signalen over het optreden van een aanstaande significante gebeurtenis gemist, genegeerd of verkeerd geïnterpreteerd tot het te laat is. Dit proces van afglijden is o.a. bekend als “drifting into failure”. Turner noemt deze periode de ‘incubatietijd’, “…Within this “incubation period” a chain of discrepant events, or several chains of discrepant events, develop and accumulate unnoticed…”, tenzij men er aandacht voor heeft en uiteraard tijdig actie onderneemt.
Coffman (1997) stelde echter dat menig organisatie onvoldoende is ingericht op het verkennen, herkennen en erkennen van zwakke signalen, terwijl crises over het algemeen niet uit het niets komen (Turner, 1976; Vaughan, 1996: Mitroff, 1988; Kam, 1988/2004; Bazerman, 2003; Mendonca, 2008/2012). Anshoff (1975) en Kam (2004) stellen ook dat het niet altijd zo is dat een organisatie een verandering niet ziet aankomen vanwege informatie die ze niet heeft, maar dat een organisatie doorgaans niet in staat is tijdig en adequaat te reageren op de informatie die ze wel heeft. Ik ben benieuwd hoe ver BV Nederland is met ‘haar’ Weak Signal Management.
